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电子会计档案或将正式“登堂入室”

时间:2014-12-11 11:58 作者:弘智教育 点击:

那一个个让人敬而远之的会计档案柜,那一间间鲜有人问津的会计档案室,正酝酿着一场静悄悄的、深刻的革命。这一革命的推手就是财政部、国家档案局日前(12月5日讯)发布的新修订的《会计档案管理办法(征求意见稿)》(下称“《征求意见稿》”)。这意味着,电子会计档案不久或将正式“登堂入室”。

  这是一份与时俱进的会计档案管理新政。《征求意见稿》尤其针对信息技术的广泛应用等新的形势,明确了会计档案的定义和范围,明确了电子会计档案的管理要求,完善了会计档案的销毁程序和要求,并结合各单位实际需要完善或修改了会计档案移交、利用、保管等相关内容。

  特别是,《征求意见稿》明确了部分电子会计资料在满足一定条件下可仅以电子形式归档保存,同时完善了会计档案的销毁程序和要求,引人关注。

  随着经济社会的发展,随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升,越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递,并形成大量的电子会计档案。随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加,会计档案数量大幅上升,档案管理工作需要切实考虑成本和效率问题,会计档案的保管形式亟需进行变革。

  而按照现行的1998年制定的《会计档案管理办法》,“采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案”。在信息化时代,电子档案管理的法律规范和技术手段已较为成熟,这种情况下,要求同时保存纸质和电子的会计档案的意义不大,且会大大增加档案的管理成本。

  为了顺应信息化和低碳化的时代发展要求,《征求意见稿》进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性(对纸质会计档案的替代),规定“单位内部形成的电子会计资料,同时满足下列条件的,可仅以电子形式归档保存”。

  这些必须“满足的条件”包括:电子会计资料来源真实有效,由相应的信息系统生成和传输;使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据,能够输出符合归档格式的会计凭证、账簿、报表等会计资料,设定并履行了经办、审核、审批等必要的电子签证程序等。

  相应地,上述《征求意见稿》对电子会计档案的移交、销毁、利用等也提出了有关要求。

  实际上,为探索会计档案电子化管理的有效模式,修订《会计档案管理办法》,财政部从2010年年底开始,就会同国家档案局赴多家单位开展调研和座谈,并自2016年开始陆续选择中国电信广东省分公司、中国联通集团、中国人保财险等开展会计档案电子化管理试点工作。试点企业进一步节约了会计档案管理成本,提高了会计档案管理效率。仅从内部原始凭证的试点效果看,每家单位每年就可直接节约纸张、打印耗材及后续处理人力成本、保管成本等上千万元,“绿色档案”效应尽显。

  另外,实际工作中,为避免可能发生的风险和承担的责任,对于已超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案,单位负责人一般也不愿轻易销毁,致使会计档案大量占用单位资源、耗费保管成本。这与现行《会计档案管理办法》规定了会计档案销毁的具体程序但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任有一定关系。

  这一点引起财政部、国家档案局的高度关注。此次《征求意见稿》进一步完善了会计档案的销毁程序和要求。会计档案的销毁是会计档案管理工作的重要环节,其中,销毁鉴定是销毁的前提和基础。此次《征求意见稿》增加了销毁鉴定的程序和要求,规定“各单位应当成立档案鉴定委员会(或小组),定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以进行销毁。”同时,此次《征求意见稿》简化了监销的有关规定。

  此外,现行《会计档案管理办法》采用列举的方式,提出了4类应当归档的会计资料,但未对会计档案内涵进行界定。其他会计资料是否应当归档缺少相应判断标准,导致各单位实际中做法存在较大差异或者出现一些争议。此次《征求意见稿》明确了会计档案的定义和范围。

  此次《征求意见稿》还结合实际工作需要,完善或修改了关于延长会计档案移交档案机构(档案工作人员)的期限、完善会计档案利用的有关要求、明确代理记账中涉及的会计档案管理问题、调整会计档案定期保管期限分类等内容。

  按照《征求意见稿》的要求,12月31日前,各单位将会把意见反馈至财政部会计司。

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